Tutorial: Briefbogen von InDesign nach Word überführen

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Designer von Geschäftsausstattungen hören oft: „Ich brauche den Briefbogen aber in Word!“ – und unmittelbar verdüstert sich die Miene des Kreativen und wilde Stürme, in denen viel „Aaargh!“, „Stöhn“ und vor allem „NEEEEEIIIIINNN“ vorkommen, setzen im Hirn des Gestalters ein.

Dafür gibt es aber gar keinen Grund.

Denn es ist im Kern ziemlich einfach, einen Briefbogen sauber und ordentlich nach Word zu überführen – ohne dort nennenswerte Nachteile in der Bearbeitung zu haben.

Richtig ist allerdings auch, dass Word eine sehr merkwürdige Bedienlogik aufweist, wenn man mehr als einen einfachen Briefbogen haben will. Doch darum soll es hier nicht gehen.

Über die Jahre hinweg habe ich mir einen Weg erarbeitet, der sich bisher in allen Fällen als tragfähige Basis – selbst für hochkomplexe mehrseitige Formularwerke – in Word erwiesen hat. Was geht, hängt schlussendlich davon ab, wie gut der Endanwender des Word-Dokuments mit dem Programm umgehen kann. Einzig dessen Wissen definiert, welche Komplexitätsgrade ein Word-Dokument erreichen darf.

Der Ablauf an sich ist trivial. Man muss sich stets bewusst sein, dass Word davon ausgeht, dass die Welt sRGB-profiliert ist. Die damit im Zusammenhang stehenden Themen habe ich schon vor langer Zeit in meinem Farbmanagement-Tutorial beleuchtet und gehe daher an dieser Stelle nicht weiter darauf an. Wichtig ist nur: wir kommen aus einer CMYK-Welt und wollen nach sRGB. Kümmern wir uns nicht darum, werden die Farben im Word-Dokument „merkwürdig“ aussehen.

Im Prinzip passiert nichts anderes, als dass man den Briefbogen aus dem Layoutprogramm als zertifiziertes CMYK-PDF exportiert – zum Beispiel mit den Settings von pdfxready.ch – und daraus ein Bitmap erzeugt, welches wiederum hinter das Word-Dokument gelegt wird.

Letzteres kann Word auf verschiedene Weisen bewerkstelligen; aber nur auf eine Art, die auch zu einem technisch ansprechenden Ergebnis führt; zumindest meiner Erfahrung nach. Dabei können verschiedene Versionen von Word (Mac/PC, alt/neu) sich unterschiedlich verhalten und schlucken zum Teil bessere Bildformate oder machen importiertes Bildmaterial weniger schlecht als andere Versionen.

Die zuverlässige Variante als Gesamtablauf in Kurzfassung:

  1. PDF-Export
  2. Import dieses PDF-Files in Photoshop: rastern in CMYK (!) mit 300 dpi
  3. Photoshop nutzen, um das Rasterfile per „In Profil konvertieren“ nach sRGB zu überführen
  4. Per Web-Export (!) als JPEG sichern
  5. Word-Dokument anlegen, Doppelklick im Kopfbereich um die Kopfzeilen zu bearbeiten – hier das JPEG als Bild hineinladen, korrekt formatieren.
  6. Kopfzeilenbearbeitung abschließen, Dokument normal bearbeiten.

Fertig.

Beispielhaft habe ich das mal an einem 6-farbigen Briefbogen durchgespielt und mitgeschnitten. Bei entsprechender Vorbereitung lässt sich das alles in weniger als fünf Minuten pro Seite umsetzen. Der folgende Film zeigt den Prozess in Echtzeit – also inkl. PDF-Export und Rendering:

Der Teufel kann im Detail liegen: Wenn sehr fein ziselierte Elemente auf dem Briefbogen genutzt werden, reichen die 300 dpi eventuell nicht aus. Kritische Farben können manuelle Nachbearbeitung erfordern. Dateigrößen des Hintergrundbildes für den Briefbogen können in bestimmten Anwendungsszenarien unangenehm werden. Schön wäre auch, PNG anstelle von JPEG einzusetzen – das können alte Microsoft-Produkte aber nicht zuverlässig verarbeiten.

Schauen Sie sich einfach den Screenmovie an. Wenn Sie dabei bemerken, dass Ihnen eine Information fehlt, oder Sie wissen möchten, warum ich dort etwas Bestimmtes tue, melden Sie sich einfach über die Kommentarfunktion!